CRÓNICA DEL COLOQUIO SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS CON EVENTOPLUS

En ASPM tuvimos el placer algunas asociadas de mantener una charla con Eric Mottard, Director General del Grupo EventoPlus, quien nos contó “Cuál es la situación de los eventos en esta situación COVID” y las claves del éxito en la organización de los eventos corporativos.

En la actualidad, las empresas no quieren eventos, reuniones, etc. en las oficinas por el miedo al contagios por lo que la tecnología ha tomado el relevo.

El problema de los eventos al no ser presencial, las personas no se sienten especiales puesto que la hospitalidad no existe en la forma online.

La emoción en la forma de los eventos  online no se siente, es decir no se ve el llanto ni la risa, ni se puede dar el abrazo colectivo entre jefes y compañeros en el caso de los team buildings.

Para organizar los eventos ahora, el equipo virtual tiene que estar muy preparado para llevar a buen puerto el éxito de cualquier reunión, evento, etc.

Indudablemente este nuevo sistema tiene muchas ventajas, se pueden conectar desde cualquier lugar del mundo, se puede votar y obtener resultados, esta forma online nos va a aportar nuevas formas en la comunicación; pero en este tipo de eventos virtuales hay que tener en cuenta lo que se mide y qué se quiere conseguir, por ejemplo: si se hacemos un evento y se registran 500 personas, tenemos que ver ¿cuántos se conectan y cuántos lo siguen? Necesitamos comprobar el respeto del asistente, la capacidad de atención de la gente y si está atento a lo que dice el ponente.

Si queremos realizar por ejemplo una webinar o charlas hablando sobre un tema, no podemos convocar a muchas personas, tendremos que seleccionar a los que queremos convocar y preparar los puntos importantes y los que no lo son, los contenidos que vamos a transmitir al igual que ensayar todo antes , cómo se va a conseguir llegar a los asistentes, la duración, y el formato.

También es importante cómo van vestidos los ponentes, no puede ser a rayas y qué colores van a utilizar, la música, los gestos para captar la atención del asistente; qué quiere que recuerden y centrarse en ello, expresarse y explicarse bien, proyectarlo y recalcarlo.

Si organizamos un chat room o un café virtual, previamente se habría enviado un detalle para compartir durante ese tiempo y tomarlos todos juntos.

En el futuro de los eventos el tiempo y el dinero es importante, los eventos híbridos son más caros y necesitan mucho ritmo.

Tenemos que aprender nuevos códigos y plataformas además de conocer bien a nuestros proveedores que tienen técnicos preparados y además se necesita mucho esfuerzo, preparación y ensayo, incluso organizar con nuestros directivos el ensayo que vamos a utilizar en las diferentes plataformas.

ASPM agradece la charla y  el ofrecimiento que nos ha brindado Eric Mottard de contactarle para cualquier tipo de asesoramiento.

 

Pilar Jiménez

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